文書保管料のコスト削減

(1) 文書保管料のコスト構造

文書保管料のコスト構造は、文書保存保管料、入庫料、出庫料、輸送料（集荷料、配達料）、閲覧料、空箱料、廃棄料（溶解処理料）で成り立っております。
現在では、管理ツールを通じて入出庫や廃棄の指示を出せるものが増えておりますが、管理ツール利用料を取るケースもあります。

(2) 文書保管の業界について

文書保管の市場規模は、1980年代から90年代にかけて、各種自然災害発生を契機として、徐々に拡大し、大手倉庫会社等の参入が相次ぎました。
2000年代以降は、個人情報保護・内部統制対応を契機として、また、企業のコスト削減意識から自社内に保管するのに比べ低コストであるという理由からも、さらに市場が拡大しております。
そのような中で、各社は他社との差別化のため、顧客の効率的な運用を求める声に応じるべく、保管すべき文書を選別したり、電子化したりする等の提案営業を強化している状況にあります。

(3) 文書保管料のコスト削減のポイント

文書保管料のコストは、各社価格があらかじめ提示されているものの、ボリュームディスカウントにより、値下げを引き出すことが可能です。コスト削減のポイントは、まずは、上記コスト構造のうち、どの部分に多くのコストが掛かっているのか、現状を的確に把握することです。多くの場合、保管料の比重が大きいと思われますが、比重の大きい部分を中心として引下げ交渉を行うことが大事です。
価格水準は、保管場所（倉庫の立地）により異なり、郊外であるほど安価となっておりますので、交渉の際には倉庫の立地、さらには他倉庫業者の集積具合等を考慮することも重要です。
弊社のコスト削減コンサルでは、文書保管料の削減交渉を多く実施し、適正価格まで引き下げてきた実績がございますので、御社における保管料単価の削減交渉を支援いたします。

（実績）文書保管料の弊社コスト削減実績

不動産業A社	削減前 438千円→削減後 282千円（▲156千円、▲36%）
建設業B社	削減前1,837千円→削減後1,410千円（▲427千円、▲23%）
サービス業C社	削減前3,897千円→削減後3,525千円（▲372千円、▲10%）

削減項目一覧

事務

タブレット利用料削減
PHS利用料削減
フリーコール費用削減
PCレンタル削減
共同購買利用料削減
為替手数料削減
固定資産税削減
海外転勤費用削減
役員保険料削減
生命保険料削減
メール便削減
運転代行費削減

施設

駐車場賃料削減
工場賃料削減
一般事業系廃棄物処理料削減
エスカレーター保守費削減
給排水設備保守費削減
フォークリフト保守費削減
立体駐車場保守費削減
施設衛生調査料削減
建物設備巡回費削減
BGM提供料削減
空気環境測定費削減
ガラス清掃費削減
除雪費削減
自動販売機販売手数料削減
出退店費用削減
修繕費用削減

IT

システム開発費削減
ハードウェア費削減
ソフトウェア・ライセンス費削減
ハードウェア保守費削減
ソフトウェア保守費削減
SE保守費削減
データセンター費削減
クラウドサービス費削減
ネットワーク回線費削減
基幹システム保守費削減
調剤システム利用料削減
顧客データシステム利用削減
マーケティング情報システム利用料削減

物流

輸配送費削減
調達物流費削減
社内物流費削減
販売物流費削減
荷役費削減
流通加工費削減
在庫維持費削減
ドライアイス代削減
保管費削減
倉庫賃料削減

エネルギー

井水メンテナンス
電気設備保守費削減
デマンド監視装置料削減

営業

TVラジオCM代削減
雑誌広告費削減
折込チラシ印刷費削減
リーフレット印刷費削減
DM印刷費削減
ラベル印刷費削減
リスティング広告費削減
アフィリエイト広告費削減
収納代行手数料削減
口座振替手数料削減
衛生レンタル費削減
リネンサプライ費削減
衛生消耗品費削減
ロール紙削減
植物メンテナンス削減
標準値札・リボン削減
文具伝票包装費削減
払出伝票類･包装紙類･用度品削減
紙幣計算機器保守費削減
硬貨包装機器保守費削減
食器洗浄機レンタル保守費削減

商品・サービス

ダンボール代削減
包装資材費削減
ラベルシール代削減
緩衝材費削減
弁理士手数料削減
年金管理手数料削減
海外代理人手数料削減