議論の見える化

生産性の向上を目指して業務を効率化するには、社内で業務内容についての議論を交わすことが不可欠です。そうした議論の場では役職やキャリア、部門を越えて、互いに本気で議論を闘わせる必要があります。

しかし経営者の方からよく耳にするのは、議論が噛み合わず、結論がでないことが多くて困るというお悩み。議論が噛み合わないだけでなく、そのことによって社内の対立にまで発展してしまうこともあるようです。売上アップのために生産性を向上させたい！という願いは皆同じ。それなのに議論が噛み合わないことで状況を悪化させてしまうのでは、本末転倒ですよね。

会議の効率化を目指す

世の中には、議論が噛み合わないばかりか皆が言いたい放題の「空中分解型」や、誰も何も言わない「ダンマリ型」、時間ばかりかかる「ダラダラ型」といったダメな会議が多いようです。これでは生産性の向上には程遠いもの。そこで今回は議論を効率化して、問題解決へとつなげるためのコツをご紹介したいと思います。

業務改善という目標は同じであっても、立場が違えば問題の捉え方は違うもの。立場の違う成員が意見を出し合って前向きな結論を導き出すためには、いくつかのポイントがあります。

まず重要なのは議論を分けて進めること。テーマとなる問題点を要素ごとに分けることで、議論を単純化することができます。

ほとんどの場合、問題はいくつかの要素が組み合わさって起こるものです。例えば、商品の納品が遅れてお客様からのクレームが発生したという問題について議論する場合。これをこのまま議題とすれば立場ごとの意見が提出されるだけで、問題解決のために有効な議論になるのは難しいと思います。

そこで必要なのは注文を受けて商品を発送するまでの流れを業務ごとに分けて、それぞれの要素について議論すること。要素ごとに分けることで問題点がより明確になり、議論を闘わせやすくなります。

つぎに重要なのは議論の見える化です。ダメな会議に多いのは、議題や議事の進行を参加者全員で共有できていないこと。せっかくホワイトボードがセッティングしてあっても、それが有効に使われていなことが多いようなのです。

議論の見える化というのは、ホワイトボードやパソコンなどのツールを活用して会議で重要なキーワードや論点の構造、そして議事の進行についての可視化をはかることです。

議論の進行に伴い、まずは問題点やその要素、解決のためのアイデアなどといったキーワードを書きだしましょう。つぎにキーワードをグループごとに分けたり、相関関係を書き込んだりして、論点の構造を描いていきます。このように議論の内容を書きだしておくことで、有効な結論を導きやすくなるのです。また事前に議事の進行予定を掲示しておけば、参加者がより意識的に意見を出すことができるようにもなります。

こうした方法で議論の見える化をはかり、社員のやる気や前向きな熱意を正しい議論へと導き、問題解決へと結びつけていきます。