ITシステム導入による工数削減と業務効率化

2015年4月～6月期の連結決算が2年連続の最高益更新となったトヨタ。新車販売台数は減少したものの円安効果が1450億円にものぼり、業績を押し上げる結果となりました。

すでにトヨタでは全国の系列販売店向け業務システム「アイ21」の全面改良を実施しています。「アイ21」というのは、トヨタが提供する車両販売店向け統合型業務システム。営業担当者の商談や受注管理から購入後の点検・整備の案内、店舗の受付業務、財務会計、人事給与など、幅広い範囲を総合的にカバーする管理システムとなっているそうです。

こうした業務システムの刷新によって、高効率なクラウド型サーバーセンター構築によるITコスト低減やシステム担当者の工数削減を目指し、販売店の業務改善を見込むトヨタ。その取り組みの結果がこのたびの実績にも反映されているのではないでしょうか。

ITシステム導入、その前にできること

業務改善のためにITを活用しようとお考えの経営者の方は多いと思います。当社でも「IT部門をより積極的に運用したい」とか、「新たなITシステムを導入したい」といった顧客のご要望を耳にすることが増えました。

でもITシステム導入の前にできることはまだあるはず。現在の業務を見直して工数を削減するだけで、より一層の効率化を進めることができるのではないでしょうか？それどころか、こうした見直しなくしては、たとえITシステムを導入したとしても業務改善に役立てることはできないのではないでしょうか？

工数削減を目指して業務を効率化するためにまず必要なのは、現況を把握すべく業務の棚卸しを実施することです。そのためには社員1人1人の1日の作業時間と作業内容を洗い出すだけでなく、作業していない時間までも把握する必要があります。

作業していない時間というのは、例えば「上司や顧客からの指示を待っている時間」など。実際に棚卸しをしてみれば実感されると思いますが、ムダな時間というのは意外にあるものなのです。

業務の棚卸しが済んだら、つぎは「必要な工数」と「ロス工数」に区別してみましょう。すべての業務の重要度をチェックして、必要かロスかに区別していきます。

そしていよいよ改善策の立案です。「必要な工数」についてはどうすればさらに効率化できるかを検討し、「ロス工数」についてはどうすればそれを削減できるか検討してみましょう。

注意したいのは、ムダなように見えても、じつは社員間のコミュニケーションをはかるという点で作業の効率化に貢献している場合もあるということ。「ムダをムダのままで終わらせない！」ということが重要になります。

改革に必要なのは、まずは現実を受け入れるということです。業務の現状をきちんと把握したうえで工数削減を目指せば、おのずと改善策が見えてくるもの。ITシステムというのはこうした業務の効率化を果たした組織でこそ、本領を発揮するものなのではないでしょうか。