タスク管理（緊急度と重要度）

日々、つぎつぎに舞い込む業務に追われ、時間に追われるビジネスパーソンにとって、毎日のタスク管理を効率的に行うことはとても重要なことです。最近はスマートフォンなどで簡単に使えるタスク管理用のアプリも流通しているので、そうしたツールを便利に活用している方も多いと思います。

とはいえ、タスクを管理するうえでもっとも重要なのは、それを遂行する人の意識のあり方。便利なツールを使って自動的に業務をこなすのではなく、遂行すべきタスクをどのような意識をもって取り組むのかがもっとも重要です。

時間管理マトリックスを活用して意識を変える

効率的なタスク管理に役立つものとして、時間管理のマトリックスという分類法があります。これは1990年に出版され、世界的な大ベストセラーとなったスティーブン･R.コヴィーの『7つの習慣―成功には原則があった!―』という著書のなかで紹介されたもの。

時間管理のマトリックスでは遂行すべきタスクを緊急度と重要度で4つの領域に分類します。ここでは重要度が高いものから順にご紹介してみたいと思います。

第一領域は、緊急度も重要度も高いタスク。

緊急性も必要性も高く、すぐに取りかからなければならない業務であり、結果を出すことができなければ大きな損失が生じる可能性もあるタスクです。重要な業務ではありますが、毎日このような危機的タスクの処理に追われていると、自分で業務をコントロールできなくなるような状態に陥ってしまう可能性もあるようです。

第二領域は、重要ではあるが緊急ではないタスク。

これはどちらかといえば自己に関するタスクです。人間関係の醸成や健康管理、自己啓発、スキルアップなど、業務の質を向上させることに貢献するもの。ただし、緊急性が低いため、後回しになってしまう可能性が高いようです。

第三領域は、緊急だが重要ではないタスク。

連絡や会議、報告書の作成など、他の人にとっては重要でも自分にはあまり重要ではない業務です。こうした業務に時間を取られ、自分の仕事が手につかないと嘆いている方は多いのではないでしょうか。

第四領域は、緊急でも重要でもないタスク。

ここには時間の無駄遣いや雑談、待ち時間などが入ります。時間の浪費とはいえ、人間関係をスムーズにするためやストレスから解放されるためなど、こうした時間を切実に必要としている方も多いようです。ただし、業務にムダは禁物ですから、こうした時間の使い方は減らす必要があります。

第一領域に時間をとられると、非効率な作業を余議なくされますし、精神的にも疲れますので、なるべく発生させないに越したことはありません。どのようにすれば繰り返さずに済むか、それを考える必要があります。

第二領域は自分にも周囲にも良い影響を及ぼすので、なるべく多くの時間を割きたいもの。

第三領域は自分のためになりませんし、第四領域はムダですから、なるべく時間を割かれたくないもの。

このようにタスクを分類してみることで、その重要度と緊急度を冷静に判断することができます。自分では必要だと思っていたことがじつはムダであったり、業務を遂行するうえで障害となっていたりすることもあるかもしれません。

方向性と能率、緊急度と重要度をはかり、それをつねに意識すること。そうすることで業務のムダをなくし、同時に遣り甲斐や達成感を実感することのできる実りある毎日を送ることにつながるのです。