マイナンバー制度の影響

2016年1月からスタートしているマイナンバー制度。2015年分の年末調整に必要だと、社員からの情報収集に慌ててしまった方も多かったようです。

源泉徴収票などの年末調整関連書類に個人番号を記載しなければならないのは、2016年分から。いよいよ今年2016年はマイナンバー元年として、個人情報保護などのさまざまな取り組みが必要となります。

そこで今回から4部にわたり、マイナンバー制度の概要やその運用にあたって企業に必要とされる取り組みなどについて、ご紹介してみたいと思います。

マイナンバー制度とは

マイナンバー制度というのは、住民票を有するすべての人に1つの番号を付し、社会保障や税、災害対策などの分野で情報を効率的に管理するために活用されるものです。政府ではこれにより期待される効果を大きく3つあげています。

まず1つは、公平で公正な社会の実現。所得や行政サービスの受給状況を把握しやすくして、不正を防止し、必要とされるサービスをきめ細かく行うため。

2つめは、国民の利便性の向上。行政手続きが簡素化され、情報を確認したり、お知らせを受け取ったりしやすくするため。

3つめは、行政の効率化。行政機関や地方公共団体における情報の照合や転記、入力などにかかる時間や労力を大幅に削減して、効率化をはかるためとされています。

2015年10月に個人番号が通知されるのと同時に、企業にも13桁の法人番号が通知されています。法人番号が付与されるのは、株式会社や有限会社といった設立の登記をした法人など。

法人番号が個人番号と異なり、誰でも自由に利用できます。法人番号を使用することで、インターネットを使用して法人の名称や所在地などの確認をすることができます。

企業では従業員の健康保険や厚生年金の加入手続きを行ったり、各種税務処理を行ったりする際、従業員のマイナンバーを取り扱うことになります。さきにご紹介したとおり、年末調整は2016年末から、厚生年金や健康保険では2017年1月から従業員のマイナンバー情報が必要となります。

とくに企業として注意したいのは、個人情報の取り扱いについて。従業員から収集したマイナンバー情報は法律に定められた目的以外には使用できません。またマイナンバーを保管する場合には適切な安全管理が求められます。収集や使用時の注意、保管方法など、その取り扱いには細心の注意が必要となります。

中小企業庁が運営している中小企業・小規模事業者支援サイト「ミラサポ」では、マイナンバーの具体的な取り扱いについてのガイドラインを紹介しています。このサイトを見れば、マイナンバー取扱のための準備や収集法、利用、保管、廃棄などについて参考になると思います。

このほかマイナンバー関連の管理ソフトや業務コンサルティングなどを活用することを考えてみるのも良いのではないでしょうか。大切な従業員の個人情報ですから、適切に運用して、制度のメリットを存分に活用したいものです。