ウィザーズプラスコラム

第182回忙しい方向けの業務改善

無駄をはぶくための業務改善。業務改善をしたいと思ってはいるのだけれど、なかなか時間が取れないとお困りの方は多くいらっしゃいます。しかし、時間を有効に活用できるようにするための「業務改善」ができなければ、時間に追われる日々が果てしなく続きます。

確かに、忙しい中での時間作りは、かなり無理があるように思うでしょう。しかし、みなで時間作り作業を分担することで、業務改善の糸口を見出すことができるのです。

人は、仕事に取り組むとき、自分の得意とする業務や、取り組みやすい業務から進めていく傾向にあります。しかし、それは往々にして会社組織が優先させたい順番とは異なるものです。

業務改善を勧めるにあたって、まず必要なのは、業務改善を行う時間をつくる事です。

時間をどのように作っていけばよいのか。それは、今行っている日常業務の中の、無駄な時間や重要度の少ない時間を割り出すことから始めます。本来は、やらなくても良い事や影響がでない仕事、重要度の薄い仕事や無駄な時間を業務改善の時間にあてれば良いのです。

どれが無駄な仕事なのかを割り出す方法として、タイムシートを作成し、記録することをお勧めします。もちろん、これは部下にも行わせましょう。自分が何をどの位の時間をかけてやっているのかをタイムシートに記録することで、自分の行動を可視化させるのです。

タイムシートに記録する項目としては
① 業務の作業場所
② 関わった人(自分だけ、顧客、上司、部下、グループなど)
③ コミュニケーション方法(対面、電話、メールなど)
④ 業務の内容
の4項目です。①~③は選択してチェックすれば良い状態にすれば、時間短縮ができるでしょう。

タイムシートを見ながら、上司や部下と一緒に、業務ごとの重要性や無駄な項目等を検討します。そして、重要度の高い順にふり分けましょう。無駄な業務がわかれば、その業務を無くせば良い話しですし、無駄な時間をカットすることができます。その浮いた時間を業務改善にあてれば良いのです。タイムシートにより、それぞれが時間管理を意識でき、業務改善を行う足がかりとなるでしょう。

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